WBS – Work Breakdown Structure

Att skapa en Work Breakdown Structure (WBS) för en bostadsrättsförening kan vara ett effektivt sätt att bryta ner och organisera de återkommande uppgifter och projekt som föreningen hanterar, till exempel underhåll, ekonomi och kommunikation. Genom en WBS kan styrelsen och medlemmarna få en tydlig överblick över arbetsflödet och underlätta planering och ansvarsfördelning.

Exempel på WBS för en Bostadsrättsförening

Projektmål: Effektiv Förvaltning av Bostadsrättsföreningen

1. Ekonomisk Förvaltning

• 1.1 Budget och Prognoser
  • 1.1.1 Årlig budgetplanering
  • 1.1.2 Kvartalsvisa uppföljningar
• 1.2 Bokföring och Redovisning
  • 1.2.1 Månatlig bokföring
  • 1.2.2 Årsredovisning
  • 1.2.3 Skattedeklaration
• 1.3 Avgifts- och Hyreshantering
  • 1.3.1 Avisering av avgifter och hyror
  • 1.3.2 Uppföljning av betalningar och påminnelser

2. Underhåll och Fastighetsskötsel

• 2.1 Löpande Underhåll
  • 2.1.1 Trappstädning och gemensamma ytor
  • 2.1.2 Vinterunderhåll (snöskottning, sandning)
• 2.2 Planerat Underhåll
  • 2.2.1 Underhållsplanering (uppdatering av underhållsplan)
  • 2.2.2 Större renoveringar (fasad, tak, stammar)
• 2.3 Fastighetsskötsel
  • 2.3.1 Trädgårdsskötsel och grönytor
  • 2.3.2 Avfallshantering och återvinning

3. Styrelsearbete och Administration

• 3.1 Styrelsemöten
  • 3.1.1 Månatliga möten
  • 3.1.2 Årlig strategiplanering
• 3.2 Årsstämma
  • 3.2.1 Förberedelser (kallelse, dokumentation)
  • 3.2.2 Genomförande av årsstämma
  • 3.2.3 Uppföljning av beslut
• 3.3 Medlemsadministration
  • 3.3.1 Registerhantering av medlemmar
  • 3.3.2 Hantering av medlemsfrågor och ärenden

4. Kommunikation och Information

• 4.1 Intern Kommunikation
  • 4.1.1 Nyhetsbrev och information till medlemmar
  • 4.1.2 Informationsmöten
• 4.2 Extern Kommunikation
  • 4.2.1 Kontakt med leverantörer och entreprenörer
  • 4.2.2 Kontakt med myndigheter och bostadsorganisationer
• 4.3 Hemsida och Digitala Kanaler
  • 4.3.1 Uppdateringar av föreningens hemsida
  • 4.3.2 Hantering av sociala medier (om aktuellt)

5. Riskhantering och Säkerhet

• 5.1 Brand- och Säkerhetskontroller
  • 5.1.1 Årlig brandskyddskontroll
  • 5.1.2 Säkerhetsinspektion av fastigheten
• 5.2 Försäkringar
  • 5.2.1 Översyn och uppdatering av försäkringar
  • 5.2.2 Uppföljning av försäkringsärenden
• 5.3 Riskbedömning och Beredskapsplanering
  • 5.3.1 Genomföra riskbedömning för byggnader och miljö
  • 5.3.2 Upprätta och uppdatera beredskapsplaner

Visualisering av WBS

Du kan visualisera denna WBS som ett hierarkiskt diagram, till exempel i Excel, PowerPoint eller ett projektverktyg som Lucidchart.

Att använda en WBS på detta sätt hjälper till att ge struktur åt bostadsrättsföreningens arbete och underlättar för styrelsen att följa upp att alla viktiga delar hanteras och underhålls enligt plan.