Styrelsens beslutsförhet, mandat och beslutsfattande

Grundläggande om styrelsens mandat

Som nyvalda styrelseledamöter har ni fått medlemmarnas förtroende att förvalta föreningen fram till nästa årsstämma. Men vad innebär egentligen detta mandat? Vilka beslut kan ni fatta och hur fattar ni dem på ett korrekt sätt?

Mandatperiod

Mandatperioden är den tid som ni valts att sitta i styrelsen. Några viktiga punkter:

• Mandatperioden börjar direkt efter den stämma där ni valts (om inte annat anges i stadgarna)
• Mandatperioden är vanligtvis ett år, men i vissa föreningar tillämpas överlappande mandatperioder där bara en del av styrelsen väljs varje år
• Mandatperioden avslutas vid nästa årsstämma när en ny styrelse har valts
• Om en ledamot avgår under mandatperioden fortsätter övriga att utgöra styrelsen tills en ny ledamot har valts (förutsatt att styrelsen fortsatt är beslutsför)

Praktiskt exempel: Styrelsen i BRF Solgläntan väljs vid årsstämman den 15 maj 2025. Mandatperioden löper fram till årsstämman 2026. Under denna tid har styrelsen mandat att fatta beslut för föreningens räkning inom ramen för lagar, stadgar och stämmobeslut.

Styrelsens befogenheter

Styrelsen har omfattande befogenheter att företräda föreningen och fatta beslut, men dessa befogenheter har också gränser:

Styrelsen får besluta om:

• Löpande förvaltning (ekonomi, underhåll, upphandlingar)
• Åtgärder inom ramen för fastställd budget
• Godkännande av medlemmar och andrahandsuthyrningar
• Mindre investeringar som inte väsentligt förändrar fastigheten
• Tecknande av avtal för föreningens förvaltning och drift

Styrelsen får inte besluta om:

• Frågor som enligt lag eller stadgar ska beslutas av föreningsstämman
• Åtgärder som strider mot stämmobeslut
• Väsentliga förändringar av fastigheten (dessa kräver stämmobeslut)
• Stadgeändringar (kräver stämmobeslut)

Praktiskt exempel: Styrelsen i BRF Ekbacken vill byta värmesystem i fastigheten. Kostnaden är 2,5 miljoner kronor, vilket inte ryms inom ordinarie underhållsbudget. Eftersom detta är en större investering som påverkar föreningens ekonomi väsentligt, bör styrelsen kalla till en extrastämma för att få medlemmarnas godkännande innan beslut fattas.

Beslutsförhet – när kan styrelsen fatta giltiga beslut?

För att styrelsen ska kunna fatta giltiga beslut krävs att den är beslutsför. Detta betyder att tillräckligt många ledamöter måste delta i beslutet.

Regler för beslutsförhet

Enligt lagen om ekonomiska föreningar är styrelsen beslutsför när:

1. Mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande
2. Minst tre ledamöter är närvarande (om styrelsen enligt stadgarna ska bestå av fler än en ledamot)

Föreningens stadgar kan innehålla strängare krav, men aldrig mindre strikta krav än lagen föreskriver.

Praktiskt exempel: BRF Björkdungen har en styrelse med fem ordinarie ledamöter och två suppleanter.

• För att vara beslutsför måste minst tre ordinarie ledamöter (mer än hälften) närvara vid mötet.
• Om två ordinarie ledamöter har förhinder kan två suppleanter träda in, och styrelsen är fortfarande beslutsför (tre ledamöter närvarande).
• Om tre ordinarie ledamöter har förhinder kan mötet inte genomföras eftersom styrelsen inte är beslutsför, även om båda suppleanterna är närvarande (totalt fyra ledamöter krävs).

Att räkna beslutsförhet

När du räknar om styrelsen är beslutsför gäller följande:

• Räkna antalet ordinarie ledamöter enligt stadgarna
• Ta hälften av detta antal och avrunda uppåt om det blir ett brutet tal
• Detta är minimiantalet ledamöter som måste närvara

Praktiskt exempel på beräkning av beslutsförhet:

• 3 ledamöter: 3 ÷ 2 = 1,5 → avrundat uppåt = 2 ledamöter behövs
• 5 ledamöter: 5 ÷ 2 = 2,5 → avrundat uppåt = 3 ledamöter behövs
• 6 ledamöter: 6 ÷ 2 = 3 → 3 + 1 = 4 ledamöter behövs
• 7 ledamöter: 7 ÷ 2 = 3,5 → avrundat uppåt = 4 ledamöter behövs

Suppleanternas roll

Suppleanter kan ersätta ordinarie ledamöter som har förhinder:

• En suppleant som ersätter en ordinarie ledamot har samma rösträtt som den ordinarie ledamoten
• När suppleanten tjänstgör räknas denne som ledamot vid beräkning av beslutsförhet
• Om alla ordinarie ledamöter är närvarande har suppleanter inte rösträtt (om inte stadgarna säger något annat)
• Föreningen kan ha en inkallelseordning för suppleanter

Praktiskt exempel: I BRF Tallkotten har en av de ordinarie ledamöterna anmält förhinder till styrelsemötet. Ordföranden kallar in en suppleant enligt föreningens inkallelseordning. Vid mötet har suppleanten samma rösträtt och ansvar som den frånvarande ordinarie ledamoten.

Olika typer av majoritet vid beslut

När styrelsen fattar beslut finns olika typer av majoritet som kan krävas.

Enkel majoritet

Huvudregeln för styrelsebeslut är enkel majoritet, vilket innebär:

• Mer än hälften av de närvarande röstberättigade röstar för förslaget
• Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst (om inte stadgarna säger annat)

Praktiskt exempel: I BRF Granbackens styrelse med fem närvarande ledamöter ska beslut fattas om att anlita en ny städfirma. Tre ledamöter röstar för förslaget och två emot. Beslutet fattas med enkel majoritet (3 > 2,5).

Kvalificerad majoritet

För vissa beslut kan stadgarna kräva kvalificerad majoritet, vilket innebär:

• En större andel än enkel majoritet krävs för beslut
• Vanliga krav är 2/3 eller 3/4 av rösterna
• Kvalificerad majoritet används normalt inte för styrelsebeslut, utan främst vid stämmobeslut

Praktiskt exempel: Enligt stadgarna i BRF Ekdalen krävs 2/3 majoritet i styrelsen för beslut om större underhållsåtgärder över 100 000 kr. Styrelsen med sex närvarande ledamöter ska besluta om fasadrenovering för 150 000 kr. För att beslutet ska gå igenom krävs att minst fyra (2/3 av 6 = 4) ledamöter röstar för förslaget.

Enhällighet

I vissa specifika fall kan det krävas enhällighet (alla röstar för):

• När det gäller särskilt viktiga beslut kan stadgarna kräva enhällighet
• Vid brådskande beslut som fattas utan formellt styrelsemöte (per capsulam-beslut) krävs ofta enhällighet

Praktiskt exempel: En vattenläcka uppstår akut i BRF Bäckens fastighet. Ordföranden kontaktar alla styrelseledamöter via telefon för att godkänna en akut reparation som kostar 75 000 kr. Eftersom det är ett per capsulam-beslut (utan formellt möte) måste alla ledamöter godkänna åtgärden.

Beslut i praktiken

Styrelsemötet som beslutsform

Normalt fattas styrelsebeslut vid formella styrelsemöten:

1. Ordföranden kallar till möte i god tid (enligt stadgarna)
2. Dagordning med beslutsärenden bör skickas ut i förväg
3. Vid mötet diskuteras ärendet
4. Beslut fattas genom omröstning
5. Beslutet protokollförs

Praktiskt exempel: BRF Aspens styrelseordförande skickar ut en kallelse till styrelsemöte den 15 juni med dagordning och beslutsunderlag för en planerad balkongrenovering. Vid mötet presenteras tre olika offerter, styrelsen diskuterar för- och nackdelar, och röstar sedan om vilken entreprenör som ska anlitas. Det vinnande alternativet får fyra röster av fem möjliga och beslutet protokollförs tydligt med motivering.

Per capsulam-beslut (beslut utanför formellt möte)

I brådskande ärenden kan beslut fattas utan att styrelsen fysiskt sammanträder:

• Alla ledamöter måste informeras om beslutet
• Vanligtvis krävs att alla ledamöter godkänner både beslutsformen och själva beslutet
• Beslutet måste dokumenteras i efterhand genom ett protokoll

Praktiskt exempel: Ett vattenrör går sönder i BRF Videgränds fastighet på söndagskvällen. Ordföranden samlar in samtliga styrelseledamöters godkännande via e-post för att anlita en akut VVS-jour. Ett protokoll upprättas i efterhand där det framgår att beslutet fattats per capsulam och att alla ledamöter godkänt åtgärden.

Digitala styrelsemöten

Moderna föreningar håller ofta möten digitalt:

• Digitala möten är lika giltiga som fysiska möten
• Säkerställ att alla kan delta på lika villkor
• Samma krav på kallelse, beslutsförhet och protokoll gäller

Praktiskt exempel: BRF Lindarna håller ett digitalt styrelsemöte via Zoom. Sex av sju ledamöter deltar digitalt. Mötet är beslutsför (mer än hälften deltar). Beslut fattas genom att ledamöterna tydligt får rösta ja eller nej via röstfunktionen, och sekreteraren dokumenterar resultatet i protokollet.

Dokumentation av beslut

Protokollföring

Alla styrelsebeslut måste protokollföras:

• Protokollet är ett juridiskt dokument som visar vilka beslut som fattats
• Protokollet ska numreras löpande per verksamhetsår
• Det ska framgå vilka som deltog i beslutet
• Beslutet ska formuleras tydligt
• För viktigare beslut bör bakgrund och motivering anges

Praktiskt exempel på protokollpunkt:

§8. Beslut om renovering av tvättstuga

Styrelsen beslutade att:
1. Godkänna offert från Tvättexperten AB om renovering av föreningens tvättstuga till en kostnad av 125 000 kr inkl moms.
2. Uppdra åt ordföranden att teckna avtal med entreprenören.
3. Arbetet ska utföras under perioden 1-15 september 2025.

Beslutet var enhälligt.

Bakgrund: Tre offerter har inkommit. Tvättexperten AB valdes baserat på bästa kombination av pris, referensobjekt och leveranstid.

Reservation

En ledamot som inte håller med om ett beslut kan reservera sig:

• Reservationen ska noteras i protokollet
• Den kan vara blank eller innehålla en motivering
• En reservation fritar inte från ansvar men visar att ledamoten motsatt sig beslutet

Praktiskt exempel på reservation:

§12. Beslut om avgiftshöjning

Styrelsen beslutade med fyra röster mot två att höja årsavgiften med 5% från och med 1 januari 2026.

Ledamöterna Andersson och Pettersson reserverade sig mot beslutet med följande motivering: "Vi anser att en höjning om 3% är tillräcklig för att täcka föreningens kostnadsökningar och att en större höjning lägger onödig ekonomisk börda på medlemmarna."

Jäv och intressekonflikter

Vad är jäv?

Jäv uppstår när en styrelseledamot har ett personligt intresse i en fråga som kan påverka beslutet:

• Ledamoten själv eller närstående berörs direkt av beslutet
• Ledamoten har en relation till part som berörs av beslutet
• Det finns omständigheter som kan rubba förtroendet för ledamotens opartiskhet

Praktiskt exempel: I BRF Rönnen ska styrelsen besluta om godkännande av en andrahandsuthyrning för styrelseledamoten Nilssons lägenhet. Eftersom Nilsson har ett personligt intresse i frågan är hon jävig.

Hantering av jäv

När jäv föreligger:

1. Den jävige ledamoten ska själv anmäla jäv
2. Ledamoten får inte delta i handläggning eller beslut i frågan
3. Ledamoten räknas inte som närvarande vid beslutet (påverkar beslutsförheten)
4. Jävsituationen ska noteras i protokollet

Praktiskt exempel på jävhantering:

§9. Godkännande av andrahandsuthyrning för lägenhet 103

Ledamot Nilsson anmälde jäv då ärendet gäller hennes egen lägenhet och deltog inte i handläggning eller beslut i denna fråga.

Styrelsen beslutade att godkänna andrahandsuthyrning för lägenhet 103 under perioden 1 juli 2025 till 30 juni 2026.

Vanliga beslutssituationer och exempel

Ekonomiska beslut

Exempel 1: Löpande ekonomiska beslut

BRF Aspudden har fått en offert på 35 000 kr för målning av trapphuset. Enligt styrelsens arbetsordning får ordföranden självständigt fatta beslut om utgifter upp till 20 000 kr, medan utgifter mellan 20 000 kr och 50 000 kr kräver beslut av styrelsen med enkel majoritet. Styrelsemötet med fem närvarande ledamöter röstar om förslaget, och det godkänns med fyra röster mot en.

Exempel 2: Större ekonomiska beslut

BRF Hagen behöver renovera taket till en kostnad av 1,8 miljoner kronor. Eftersom detta är en större investering som inte ryms inom den löpande underhållsbudgeten, kallar styrelsen till en extrastämma där medlemmarna får ta ställning till förslaget. Styrelsen kan inte på egen hand fatta beslut om så stora investeringar utan stämmans godkännande.

Förvaltningsbeslut

Exempel 1: Upphandling av förvaltning

BRF Linden ska byta ekonomisk förvaltare. Styrelsen har begärt in offerter från tre olika förvaltningsbolag. Vid styrelsemötet där fyra av fem ledamöter deltar, röstar tre för att anlita Bostadsförvaltarna AB medan en ledamot förespråkar ett annat alternativ. Beslutet fattas med enkel majoritet (3 > 2) och protokollförs med motivering om varför just detta förvaltningsbolag valdes.

Exempel 2: Underhållsplan

Styrelsen i BRF Poppeln med sex ledamöter ska fastställa en uppdaterad underhållsplan för de kommande 30 åren. Fem ledamöter närvarar vid mötet. Efter diskussion enas fyra ledamöter om att godkänna planen, medan en ledamot anser att vissa underhållsåtgärder bör tidigareläggas. Beslutet fattas med enkel majoritet (4 > 2,5) och den avvikande åsikten noteras i protokollet.

Medlemsärenden

Exempel 1: Andrahandsuthyrning

En medlem i BRF Kastanjen ansöker om att få hyra ut sin lägenhet i andra hand under ett år på grund av arbete på annan ort. Styrelsen bestående av tre närvarande ledamöter (av totalt fem) bedömer att skälet är giltigt enligt bostadsrättslagen och godkänner enhälligt ansökan. Beslutet protokollförs med hänvisning till att skälet bedöms som giltigt enligt 7 kap. 10 § bostadsrättslagen.

Exempel 2: Störningsärende

Styrelsen i BRF Eken har mottagit klagomål om störningar från en lägenhet. Ordföranden kallar till styrelsemöte där fyra av fem ledamöter deltar. Efter att ha gått igenom dokumentation av störningarna och tidigare skriftliga varningar, beslutar styrelsen enhälligt att skicka en rättelseanmaning enligt 7 kap. 9 § bostadsrättslagen. Om störningarna fortsätter kan detta leda till uppsägning av bostadsrätten. Beslutet protokollförs noggrant med beskrivning av störningarna och tidigare åtgärder.

Beslutshierarki och tolkningsföreträde

När olika regler verkar stå i konflikt med varandra gäller följande ordning:

1. Tvingande lagstiftning (kan inte åsidosättas)
2. Föreningens stadgar (så länge de inte strider mot tvingande lag)
3. Stämmobeslut (så länge de inte strider mot stadgar eller lag)
4. Styrelsebeslut (så länge de inte strider mot stämmobeslut, stadgar eller lag)

Praktiskt exempel: I BRF Fyrens stadgar står att styrelsebeslut kräver att minst 2/3 av ledamöterna är närvarande. Även om lagen om ekonomiska föreningar endast kräver att mer än hälften ska närvara, gäller här stadgarnas strängare krav eftersom stadgarna får ställa högre krav än lagen (men inte lägre).

Checklista för korrekta styrelsebeslut

Före beslut

✓ Kontrollera att frågan faller inom styrelsens befogenhet
✓ Säkerställ att tillräckligt beslutsunderlag finns
✓ Verifiera att styrelsen är beslutsför
✓ Kontrollera om någon ledamot är jävig

Vid beslut

✓ Diskutera ärendet och låt alla komma till tals
✓ Formulera beslutsförslaget tydligt
✓ Genomför omröstning enligt korrekt beslutsregel
✓ Notera eventuella reservationer

Efter beslut

✓ Dokumentera beslutet tydligt i protokollet
✓ Se till att protokollet justeras och signeras
✓ Verkställ beslutet
✓ Följ upp att beslutet genomförs

Sammanfattning

• Styrelsen har ett tydligt mandat att förvalta föreningen men inom ramen för lagar, stadgar och stämmobeslut
• För att vara beslutsför krävs att mer än hälften av styrelsens ledamöter deltar (eller strängare krav enligt stadgarna)
• De flesta beslut fattas med enkel majoritet, ibland kan stadgarna kräva kvalificerad majoritet
• Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst
• Jäviga ledamöter får inte delta i beslut
• Alla beslut ska protokollföras tydligt
• Ledamöter kan reservera sig mot beslut de inte stödjer

Genom att följa dessa principer säkerställer ni att styrelsens beslut fattas på ett korrekt och rättssäkert sätt, vilket skapar trygghet både för er som styrelseledamöter och för föreningens medlemmar.

Kunskapstest: Styrelsens beslutsförhet, mandat och beslutsfattande

Instruktioner

Detta kunskapstest innehåller 20 frågor om styrelsens beslutsförhet, mandat och beslutsfattande i bostadsrättsföreningar. Varje fråga har fyra svarsalternativ där ett alternativ är korrekt. Det korrekta svaret är markerat med fet stil.

Frågor och svar

1. När börjar en styrelseledamots mandatperiod?

A. Från och med nästa månadsskifte efter årsstämman
B. När den nya styrelsen har sitt första möte
C. När protokollet från årsstämman är justerat
D. Direkt efter den stämma där ledamoten valdes (om inte annat anges i stadgarna)

2. En bostadsrättsförening har en styrelse med 7 ordinarie ledamöter. Hur många ledamöter måste minst närvara för att styrelsen ska vara beslutsför?

A. 3 ledamöter
B. 4 ledamöter
C. 5 ledamöter
D. Alla 7 ledamöter

3. I en förening med 5 ordinarie styrelseledamöter och 2 suppleanter är 2 ordinarie ledamöter frånvarande. Hur många måste delta i mötet för att styrelsen ska vara beslutsför?

A. 2 ordinarie ledamöter och 1 suppleant
B. 3 ordinarie ledamöter eller 2 ordinarie och 1 suppleant
C. Minst 4 personer totalt måste närvara
D. Alla 3 närvarande ordinarie ledamöter plus minst 1 suppleant

4. Vad innebär “enkel majoritet” vid ett styrelsebeslut?

A. Exakt hälften av de närvarande röstar för förslaget
B. Mer än hälften av de närvarande röstar för förslaget
C. Minst 2/3 av de närvarande röstar för förslaget
D. Alla närvarande är överens om beslutet

5. Vad händer om rösterna blir lika vid ett styrelsebeslut?

A. Ordföranden har utslagsröst
B. Förslaget bordläggs automatiskt till nästa möte
C. Förslaget anses vara avslaget
D. Man måste kalla in ytterligare en ledamot för att få ojämnt antal röster

6. När krävs normalt kvalificerad majoritet (2/3 eller 3/4)?

A. Vid alla ekonomiska beslut över 50 000 kr
B. När ordföranden är frånvarande
C. Främst vid stämmobeslut, sällan vid styrelsebeslut
D. Vid alla personalfrågor

7. Vilka beslut kan styrelsen inte fatta utan föreningsstämmans godkännande?

A. Byte av förvaltare
B. Godkännande av andrahandsuthyrning
C. Väsentliga förändringar av fastigheten
D. Anlitande av hantverkare för löpande underhåll

8. Vad är ett “per capsulam-beslut”?

A. Ett beslut som kräver kvalificerad majoritet
B. Ett beslut som fattas utanför ett formellt styrelsemöte
C. Ett beslut som fattats av ordföranden ensam
D. Ett beslut som fattats med reservation från någon ledamot

9. Vad krävs vanligtvis för att ett per capsulam-beslut ska vara giltigt?

A. Att beslutet bekräftas vid nästa ordinarie styrelsemöte
B. Att minst 2/3 av ledamöterna godkänner beslutet
C. Att alla ledamöter godkänner både beslutsformen och själva beslutet
D. Att revisorerna godkänner beslutet i efterhand

10. När uppstår jäv för en styrelseledamot?

A. Endast när ledamoten kan få ekonomisk vinning
B. Endast när beslutet gäller ledamotens egna lägenhet
C. När ledamoten själv eller närstående berörs direkt av beslutet
D. Endast vid beslut om upphandlingar

11. Hur ska en jävig styrelseledamot agera?

A. Ledamoten får delta i diskussionen men inte i beslutet
B. Ledamoten ska lämna sitt deltagande till en suppleant
C. Ledamoten ska anmäla jäv och får inte delta i handläggning eller beslut
D. Ledamoten får endast yttra sig om faktafel upptäcks under diskussionen

12. Vad händer med beslutsförheten när en ledamot anmäler jäv?

A. Den påverkas inte, alla ledamöter räknas fortfarande
B. Den jävige ledamoten räknas inte som närvarande
C. Hela styrelsen blir obehörig att fatta beslut i frågan
D. En suppleant måste automatiskt träda in istället

13. Hur ska ett styrelsebeslut dokumenteras?

A. Endast genom att notera om beslutet blev ja eller nej
B. Genom en sammanfattning i nästa nyhetsbrev till medlemmarna
C. I ett numrerat protokoll där beslut, bakgrund och röstresultat framgår
D. Endast viktiga beslut behöver protokollföras

14. Vad innebär det att “reservera sig” mot ett beslut?

A. Att ledamoten låter protokollföra att hen inte stödjer beslutet
B. Att ledamoten kräver att beslutet tas upp på föreningsstämman
C. Att ledamoten skjuter upp beslutet till nästa styrelsemöte
D. Att ledamoten avstår från att rösta i frågan

15. När träder ett styrelsebeslut normalt i kraft?

A. Direkt när beslutet fattas, om inget annat anges
B. När protokollet är justerat
C. Dagen efter styrelsemötet
D. När medlemmarna informerats om beslutet

16. En styrelseledamot som har en avvikande åsikt i en beslutsfråga bör:

A. Vägra skriva under protokollet
B. Reservera sig och eventuellt motivera varför
C. Kräva att få ta upp frågan på föreningsstämman
D. Avgå från styrelsen om frågan är viktig

17. Vad gäller för digitala styrelsemöten?

A. De räknas endast som informationsmöten
B. De är endast giltiga om alla ledamöter deltar
C. De är lika giltiga som fysiska möten om samma krav på beslutsförhet uppfylls
D. De får endast användas för mindre viktiga beslut

18. Vilket påstående om styrelsens befogenheter är korrekt?

A. Styrelsen kan alltid ändra beslut som fattats av föreningsstämman
B. Styrelsens befogenheter är obegränsade så länge beslutet är enhälligt
C. Styrelsen får aldrig fatta beslut om utgifter över 100 000 kr
D. Styrelsen får fatta beslut inom ramen för lagar, stadgar och stämmobeslut

19. Vad gäller om stadgarna och lagen om ekonomiska föreningar ger olika regler för beslutsförhet?

A. Lagen gäller alltid över stadgarna
B. Det strängare kravet gäller om stadgarna kräver mer än lagen
C. Föreningsstämman måste avgöra vilken regel som ska gälla
D. Styrelsen kan välja vilken regel den vill följa från fall till fall

20. Vilket av följande kräver normalt INTE stämmobeslut?

A. Stadgeändring
B. Betydande förändring av föreningens hus eller mark
C. Upphandling av ny ekonomisk förvaltare
D. Beslut om upplåtelse av bostadsrätt för en ny lägenhet

Facit

1. D
2. B
3. B
4. B
5. A
6. C
7. C
8. B
9. C
10. C
11. C
12. B
13. C
14. A
15. A
16. B
17. C
18. D
19. B
20. C